9 tính năng hữu ích trên Microsoft Word có lẽ bạn chưa biết

Dưới đây là 9 tính năng tiện lợi của Word hoàn toàn có thể bạn đã bỏ qua hay chưa từng biết đến, theo tổng hợp của trang MakeUseOf .Đa phần những người sử dụng Word đều chỉ quen thuộc với một vài tính năng nhất định ví dụ điển hình như công dụng trộn thư ( mail merge ), những công cụ vẽ ( drawing tool ), những tùy chọn định dạng phông chữ ( font formatting ) …
Tuy nhiên, việc sử dụng liên tục những công dụng quen thuộc như thế dễ dẫn đến việc ít chăm sóc đến những tính năng hữu dụng khác. Kết quả là, người dùng hoàn toàn có thể quên những tính năng này hoặc không nhận ra sự sống sót của chúng .

Dưới đây là 9 tính năng tiện dụng của Word có thể bạn đã bỏ lỡ hay chưa từng biết đến, theo tổng hợp của trang MakeUseOf.

1. Tiết kiệm thời gian với Researcher

Nếu bạn đang viết bài luận hay điều tra và nghiên cứu. Word có một công cụ tuyệt vời hoàn toàn có thể giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và sức lực lao động, đó là Reasearcher .
Để truy cập công cụ này, bạn chọn thẻ References và sau đó bấm nút Research nằm trong nhóm Research .

Từ khung Reasearcher hiện ra ở bên phải, bạn nhập từ khóa vào ô tìm kiếm và nhấn Enter. Các tác dụng tìm kiếm từ Bing sẽ ngay lập tức hiện ra bên dưới .
Bạn hoàn toàn có thể chọn xem một hiệu quả bất kể từ khung này. Bạn cũng hoàn toàn có thể nhấn nút hình dấu cộng ở góc trên, bên phải để thêm nội dung đó vào tài liệu dưới dạng một tiêu đề lớn ( heading ) kèm theo đường dẫn đến nguồn tài liệu trong phần phản hồi .
Khi xem nội dung từ một tác dụng nào đó, bạn hoàn toàn có thể chọn văn bản trong đó và :

– Chọn Add để chỉ thêm đoạn văn bản đó vào tài liệu.

– Chọn Add and Cite để vừa thêm văn bản vừa thêm nguồn trích dẫn.

– Chọn See all images để mở thư viện ảnh. Bấm nút hình dấu cộng để chèn ảnh vào tài liệu.

Nếu tài liệu của bạn có phần Nguồn tìm hiểu thêm ( Bibliography ), sau khi bạn thêm đoạn văn bản hoặc hình ảnh, màn hình hiển thị cập nhận Bibliography sẽ hiện ra. Tại đây, bạn nhấn nút Update để tự động hóa update nguồn tìm hiểu thêm hiện có .

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tự mình tạo Nguồn tìm hiểu thêm thẻ trên thẻ References bằng cách chọn Bibliography, sau đó chọn Insert Bibliography .
Chức năng Microsoft Word Reasearcher chỉ có trên Word năm nay và Office 365, và chỉ tương hỗ những ngôn từ : tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Ý, tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Nhật .

2. Sử dụng Accessibility Checker

Để tài liệu của bạn hoàn toàn có thể tiếp cận được với những người khuyết tật, bạn hãy sử dụng Accessibility Checker .
Công cụ này sẽ dò tìm những yếu tố về năng lực tiếp cận ( accessibility issues ) trên tài liệu Word của bạn. Sau đó, nó sẽ tạo ra báo cáo giải trình những yếu tố làm những người khuyết tật khó tiếp cận nội dung của bạn. Accessibility Checker đồng thời lý giải nguyên do vì sao bạn nên giải quyết và xử lý những yếu tố này cũng như chỉ ra cách sửa chúng .
Để truy cập tính năng này, bạn tìm đến thẻ Review và nhấn nút Check Accessibility trên thanh ribbon .

Sau khi Accessibility Checker kiểm tra nội dung của bạn, nó sẽ báo cáo giải trình tác dụng nghiên cứu và phân tích dựa trên mức độ nghiêm trọng của yếu tố, được phân loại như sau :

– Errors: Các vấn đề được báo cáo dưới dạng lỗi bao gồm các nội dung người khuyết tật rất khó hoặc không thể hiểu.

– Warnings: Cảnh báo, trong nhiều trường hợp, nghĩa là nội dung được diễn đạt mang tính tính thử thách đối với người khuyết tật.

– Tips: Mẹo vặt cho bạn biết rằng, mặc dù người khuyết tật có thể hiểu nội dung bạn trình bày, bạn nên tổ chức lại nội dung tốt hơn để cải thiện trải nghiệm của họ.

3. Chèn video trực tuyến

Nếu bạn đang viết tài liệu tương hỗ cho một buổi giảng dạy, bài hướng dẫn hoặc tài liệu tìm hiểu thêm. Word có công dụng được cho phép chèn video trực tuyến giúp bài viết trở nên sinh động và trực quan hơn .
Chọn thẻ Insert, và bên dưới mục Media trên thanh ribbon, chọn Online Video. Sau đó, bạn sẽ thấy 3 tùy chọn cho việc chèn video. Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm video trên Bing, YouTube, hoặc hoàn toàn có thể chèn video từ mã nhúng ( embed code ) .

Hãy sử dụng công dụng tìm kiếm để tìm video, khi bạn đã tìm thấy video bạn muốn, chọn nó và nhấn nút Insert. Nếu bạn dán mã nhúng vào hộp thoại, đoạn video sẽ Open ngay tại vị trí bạn dán mã nhúng. Bạn sau đó hoàn toàn có thể vận động và di chuyển, biến hóa kích cỡ, hoặc xoay nó .

4. So sánh hoặc gộp tài liệu

Đã khi nào bạn phải so sánh hai phiên bản của cùng một tài liệu ? Hoặc, đã khi nào bạn cần gộp ( combine ) những tài liệu riêng không liên quan gì đến nhau bạn nhận từ những người khác thành một tài liệu chung ? Những trường hợp này là nơi công dụng Compare and Combine của Word phát huy vai trò của mình .
Để truy cập tính năng này, bạn chọn thẻ Review và sau đó chọn Compare từ thanh ribbon. Tiếp theo, bạn chọn Compare để so sánh hai phiên bản của cùng một tài liệu hoặc Combine để gộp những tài liệu riêng thành một tài liệu chung. Cả hai tùy chọn đều sẽ cung ứng cho bạn những hành lang cửa số bung ra để duyệt đến tài liệu bạn cần .

Sau khi chọn tài liệu, bạn hoàn toàn có thể vận dụng nhãn cho những đổi khác của bạn. Bạn hoàn toàn có thể nhấn nút More để kiểm soát và điều chỉnh những thiết lập so sánh và hiển thị những tùy chọn đổi khác. Chức năng thuận tiện này của Word lý tưởng khi nhiều người cùng thao tác trên cùng một tài liệu .

5. Chèn Smart Chart

Khi nói đến việc làm việc với biểu đổ và sơ đồ, Microsoft Excel chắc chắn là sự lựa chọn tuyệt vời nhất. Tuy vậy, Word cũng có tính năng Smart Art để bạn biến các mô hình hoặc số liệu của mình thành những hình ảnh trực quan.

Tìm đến một vị trí bất kể trên tài liệu, chọn thẻ Insert, và sau đó chọn Illustrations > Smart Art. Bạn sẽ thấy một hành lang cửa số bung ra và đây chính là nơi bạn hoàn toàn có thể chọn kiểu biểu đồ bạn muốn. Word phân phối rất nhiều tùy chọn biểu đồ như process ( quá trình ), hierarchy ( mạng lưới hệ thống cấp bậc ), relationship ( mối quan hệ ), và pyramid diagrams ( kim tự tháp ) .
Bạn hoàn toàn có thể rê chuột qua những kiểu biểu đồ để xem diễn đạt ngắn về nó hoặc nhấp chuột để chọn biểu đồ bạn muốn sử dụng. Nhấn nút OK và biểu đồ sẽ ngay lập tức được chèn vào tài liệu .

Bằng cách nhấp đôi chuột lên những vùng chứa văn bản, bạn hoàn toàn có thể biến hóa nội dung trong đó theo ý mình. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể định dạng biểu đồ bằng cách biến hóa kích cỡ hoặc xoay nó, và so với một số ít biểu đồ đặc biệt quan trọng, bạn thậm chí còn hoàn toàn có thể sắp xếp lại thứ tự những thành phần trên nó .

6. Nghe đọc văn bản

Đôi khi, việc nghe đọc tài liệu sẽ rất hữu dụng trong việc soát lỗi, xác lập những vị trí cần chỉnh sửa, hoặc để tìm kiếm ý tưởng sáng tạo mới hay hơn. Read Aloud là một tính năng đơn thuần của Word được cho phép bạn thực thi điều này .
Nếu đang sử dụng Office 365, bạn đặt con trỏ chuột ở vị trí mở màn của tài liệu, chọn thẻ Review > Read Aloud .

Nếu sử dụng những phiên bản Office khác, bạn bấm nút hình mũi tên hướng xuống trên thanh công cụ Quick Access > More Commands. Ở hành lang cửa số hiện ra, bạn chọn Commands not in the Ribbon từ trình đơn xổ xuống Choose Commands Form. Chọn Speak và sau đó nhấn nút Add để thêm nó vào thanh công cụ Quick Access .

Để đọc văn bản, bạn chỉ cần ghi lại chọn đoạn văn bản cần đọc và sau đó bấm nút Speak trên thanh Quick Access hoặc Read Aloud trên thanh ribbon .

Một trình tinh chỉnh và điều khiển nhỏ sẽ Open được cho phép bạn kiểm soát và điều chỉnh giọng đọc, vận tốc, tạm dừng, tua tới, tua lui .

7. Cá nhân hóa Word với các tùy chọn nâng cao

Nhiều người dùng Word với những thiết lập mặc định và hiếm khi biến hóa chúng. Tuy nhiên, chỉ với một vài tinh chỉnh đơn thuần cách Word thao tác với tài liệu, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm ngân sách và chi phí khá nhiều thời hạn, giảm lỗi, và có được những thưởng thức cá thể hóa tốt hơn .
Để truy cập những thiết lập này, bạn chọn File > Options. Từ hành lang cửa số mở ra, bạn chọn Advanced .

Lưu ý: Nếu bạn thực hiện một thay đổi và kết quả nó hoạt động không như ý muốn, bạn luôn có thể hoàn tác thay đổi đó.

Dưới đây là một vài thiết lập bạn hoàn toàn có thể tinh chỉnh và điều khiển trong thiết lập Advanced để thao tác nhanh hơn .

– Editing options để theo dõi định dạng, đánh dấu sự không nhất quán, và hiển thị các đề xuất tự động hoàn thành (AutoComplete suggestions).

– Cut, copy, and paste options để dán với định dạng nguồn, giữ nguyên các ký tự/con số đầu dòng khi dán, và hiển thị nút Paste Options.

– Show document content options để hiển thị trình giữ chỗ hình ảnh (picture placeholders), dấu trang (bookmarks), đường viền bao quanh văn bản (text boundaries) và crop marks (các dấu đường kẻ đặt ở các góc của một hình ảnh hoặc trang để chỉ ra nơi sẽ gia công cắt hoặc gấp ở đó).

– Display options cho phép chọn số lượng tài liệu gần đây được hiển thị, tối ưu hóa vị trí ký tự cho dễ đọc, và cập nhật nội dung trong khi kéo.

– Print options để in đảo ngược thứ tự các trang, in thẻ XML, và in hai mặt.

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể đổi khác những thiết lập size và chất lượng hình ảnh, biểu đồ, tùy chọn lưu tài liệu, và tùy chọn bố cục tổng quan .
Bạn hoàn toàn có thể chọn một tài liệu đơn cử nào đó để vận dụng những biến hóa lên nó hoặc chọn vận dụng trên toàn bộ những tài liệu mới .
Sau khi đã đổi khác mọi thiết lập như ý muốn, bạn nhấn nút OK ở dưới cùng .

8. Cá nhân hóa thanh Ribbon và thanh công cụ truy cập nhanh

Thanh ribbon và thanh công cụ truy cập nhanh ( Quick Access ) là hai trong số những thành phần quan trọng nhất giúp bạn thao tác nhanh và hiệu suất cao hơn với Word. Mặc dù trên những thanh công cụ này có rất nhiều tính năng, bạn hoàn toàn có thể không cần tổng thể chúng. Vậy, tại sao không tùy chỉnh hai thành phần này cho nó tương thích nhất với nhu yếu sử dụng của bạn ?
Để cá thể hóa cả hai thanh công cụ ribbon và thanh công cụ truy cập nhanh, bạn nhấp chọn File > Options. Tiếp theo, bạn chọn một trong hai thẻ tương ứng với hai thanh công cụ bên phải và mở màn tùy chỉnh .

Chọn những mục bạn muốn chèn từ bên trái và nhấp vào Add. Hoặc chọn những mục bạn muốn vô hiệu từ bên phải và nhấp vào Remove. Khi hoàn tất, bạn nhấn OK .

Nếu muốn khôi phục lại các tùy chọn mặc định, bạn chỉ cần nhấn nút Reset.

9. Tùy chỉnh thanh trạng thái

Word còn một thành phần khác nữa nhiều người dùng không nhận ra họ hoàn toàn có thể tùy chỉnh đó chính là thanh trạng thái ( status bar ). Đây là thanh nằm ở ở đầu cuối hành lang cửa số Word. Các tùy chỉnh nhỏ trên thanh này hoàn toàn có thể giúp ích cho bạn khá nhiều .
Mở cửa sổ Word, nhấp chuột phải lên thanh dưới cùng. Một trình đơn sẽ mở ra với tiêu đề Customize Status Bar. Bạn sẽ thấy có rất nhiều lựa chọn trong list, một vài trong số chúng đã được lưu lại chọn, trong khi những cái khác thì không. Thông thường, những lựa chọn được ghi lại gồm có page numbers ( số trang ), word cound ( số từ ), zoom ( tỉ lệ phóng to ) … Thao tác bỏ chọn những lựa chọn này và chọn những lựa chọn khác rất là đơn thuần .

Để kích hoạt hoặc vô hiệu một lựa chọn bất kể, bạn chỉ cần nhấp chuột lên nó. Bạn sẽ thấy những biến hóa diễn ra ngay tức thì, thế cho nên nếu tác dụng sau khi đổi khác không làm bạn hài lòng, bạn chỉ cần nhấp lên nó một lần nữa để kích hoạt / vô hiệu nó .

Source: https://thichvivu.net
Category: Công nghệ