Trong quá trình làm việc trên Excel, nhiều lúc các bạn sẽ gặp các bảng tính chứa nhiều thông tin khác nhau. Lúc này việc trích, lọc dữ liệu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy dữ liệu thỏa mãn một hoặc một số điều kiện nào đó một cách dễ dàng, chính xác hơn. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách trích, lọc dữ liệu trong Excel.

Cách trích, lọc dữ liệu theo điều kiện trong Excel

1. Sử dụng Filter để lọc tài liệu theo điều kiện

Ví dụ : ta có bảng tài liệu cần lọc những học viên có cùng tổng điểm :

Ta chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu cần lọc => chọn thẻ Data => chọn biểu tượng Fillter

Lúc này bảng tài liệu sẽ Open mũi tên trên hàng tiêu đề. Ví dụ muốn lọc những hoc sinh có điểm thi toán bằng 6 .

Ta chọn mũi tên trong cột Điểm thi toán => tích bỏ chọn mục Select All => tích chọn giá trị 6 => OK

Kết quả ta đã lọc những học viên có cùng tổng điểm bằng 6

Nếu bạn muốn lọc nhiều giá trị, ví dụ lọc học viên có Điểm thi toán từ 6 đến 9. Ta chỉ cần tích chọn các giá từ 6 đến 9. Tuy nhiên cách này sẽ không khả thi với những trường hợp có quá nhiều giá trị .

Kết quả ta đã lọc được những học viên có điểm thi toán từ 6 đến 9 .

2. Sử dụng Advanced Filter để trích lọc tài liệu có điều kiện

a. Trích lọc với 1 điều kiện

Với lượng tài liệu lớn bạn nên sử dụng cách này để trích lọc tài liệu .
Ví dụ muốn trích lọc học viên có Điểm thi toán lớn hơn 5. Danh sách trích lọc đặt sang ví khác để tiện cho quy trình in ấn .

Ta cần đặt điều kiện với tiêu đề cột và giá trị xác định điều kiện. Tên tiêu đề phải trùng với tiêu đề trong bảng cần trích lọc dữ liệu. Sau đó vào thẻ Data => chọn biểu tượng Advanced

Hộp thoại Advanced xuất hiện, ta lựa chọn như sau:

  • Tích chọn vào mục Copy to another location: để lựa chọn nội dung đã trích lọc sang vị trí mới.
  • Mục List range: Kích chọn mũi tên để lựa chọn vùng dữ liệu chứa dữ liệu cần trích lọc.
  • Mục Cirteria range: Lựa chọn điều kiện trích lọc dữ liệu
  • Mục Copy to: Lựa chọn vị trí dán nội dung dữ liệu sau khi đã trích lọc được.

Cuối cùng kích chọn OK

Dữ liệu đã được trích lọc sang vị trí mới mà bạn đã chọn

b. Trích lọc tài liệu với nhiều điều kiện

Với việc trích lọc tài liệu có chứa nhiều điều kiện bạn cần chú ý quan tâm, các điều kiện cùng nằm trên 1 hàng và tên tiêu đề cột chứa điều kiện trích lọc phải trùng với tên tiêu đề cột trong bảng tài liệu nguồn .

Ví dụ cần trích lọc học sinh có Điểm thi toán và điểm thi văn lớn hơn 5. Ta thực hiện tạo cột điều kiện như hình dưới sau đó vào thẻ Data => chọn biểu tượng Advanced

Tương tự việc lọc dữ liệu với một điều kiện, với nhiều điều kiện trong mục Cirteria range bạn lựa chọn toàn bộ điều kiện đã tạo:

Kết quả bạn đã trích lọc tài liệu với 2 điều kiện là điểm thi toán và điểm thi văn lớn hơn 5

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn các bạn cách để trích lọc tài liệu theo điều kiện trong Excel. Chúc các bạn thành công xuất sắc !

Xem thêm

Mẹo sử dụng hàm LEN để lọc tài liệu trong Excel
Excel : Cách sắp xếp tài liệu tăng dần, giảm dần hoặc theo thứ tự bảng vần âm
Mẹo sử dụng hàm Rank để xếp thứ hạng trong Excel

4/5 – ( 2 bầu chọn )

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.