image Recover Unsaved Files in Excel Document Recovery

Bạn đã từng nghe kể về câu chuyện Excel kinh dị ngắn nhất chưa? Đó chính là: Excel ngừng hoạt động. Vậy là toàn bộ dữ liệu dày công chuẩn bị đang đứng trước nguy cơ biến mất vĩnh viễn. Hãy để Gitiho chỉ cho bạn cách lấy lại file Excel chưa lưu trong bài viết ngày hôm nay nhé.

Cách lấy lại file Excel chưa lưu khi Excel ngừng hoạt động

Excel luôn luôn tiềm ẩn rủi ro tiềm ẩn ngừng hoạt động giải trí ngay vào lúc bạn cần nó nhất. Bằng một cách nào đó, sự cố này sẽ xảy ra vào những thời gian tồi tệ nhất, ví dụ như sau khi bạn mất hàng giờ đồng hồ đeo tay loay hoay với hàng chục hàng và dòng số liệu, công thức hay các biểu đồ phức tạp .

Trong trường hợp này, lựa chọn duy nhất của bạn là nỗ lực cứu lấy tài liệu của mình. Làm thế nào để lấy lại file Excel chưa lưu ? Đừng bồn chồn, vì Excel đã thiết lập sẵn một số ít tính năng hoàn toàn có thể giúp bạn khắc phục sự cố trong các điều kiện kèm theo nhất định .

Dưới đây là một số tình huống Excel có thể tự động cứu lấy dữ liệu bằng cách lấy lại file Excel chưa lưu:

  • Bạn đang thao tác trên một file Excel trọn vẹn mới ( chưa lưu tài liệu lần nào ), sau đó mạng lưới hệ thống ngừng hoạt động giải trí .
  • Bạn đang update một file Excel cũ ( đã được lưu dữ liệu trước đó ) và mạng lưới hệ thống ngừng hoạt động giải trí trước khi bạn kịp lưu các đổi khác .
  • Bạn đã lưu dữ liệu nhưng phát hiện ra một lỗi sai và muốn quay lại phiên bản trang tính trước đó .

Giờ thì hãy cùng mình tìm hiểu và khám phá các chính sách Phục hồi file Excel trong từng trường hợp đơn cử nhé .

Cách lấy lại file Excel chưa lưu (file Excel mới)

Cách lấy lại file Excel chưa lưu đối với một file hoàn toàn mới chính là sử dụng tính năng AutoSave và AutoRecover. AutoSave Excel là tính năng cho phép Excel tự động lưu file mà không cần người dùng phải nhấn Save thủ công. Sau đó, AutoRecover sẽ giúp người dùng khôi phục các file đã được lưu tự động.

Các tính năng trên được mặc định kích hoạt, do đó, chắc như đinh bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự trợ giúp của chúng khi rơi vào trường hợp Excel bị đơ trước khi kịp lưu tài liệu .Tuy nhiên, vẫn có năng lực bạn chưa kích hoạt 2 tính năng AutoSave và AutoRecover. Mình sẽ hướng dẫn cách kích hoạt chúng trong phần dưới của bài viết. Vì vậy, hãy chú ý quan tâm theo dõi nhé .Dưới đây là các bước bạn nên thực thi để lấy lại file Excel chưa lưu bằng tính năng AutoSave Excel và AutoRecover :

  • Bước 1: Đi đến thẻ File > Open > Recent > Recover Unsaved Workbooks.

image Save 1

  • Bước 2: Hộp thoại Open hiện ra. Chọn file Excel bạn muốn mở và nhấn Open.

Excel sẽ mở một đường link đến thư mục UnsavedFiles. Đây là nơi mặc định mạng lưới hệ thống sử dụng cho AutoSave Excel. Nếu bạn cần tìm bất kể file nào chưa kịp lưu trước khi Excel ngừng hoạt động giải trí, hãy tìm đến địa chỉ này .

C:\Users\[Tên Hệ thống]\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

image screenshot 1631103900

  • Bước 3: Lưu lại file Excel đã mở bằng cách nhấn Save As trên thông báo Recovered Unsaved File.

image screenshot 1631103994

Lưu ý: Cách lấy lại file Excel chưa lưu bằng tính năng AutoSave Excel và AutoRecovery sẽ mặc định đuôi file của bạn là ‘XLSB’. Do đó, khi lưu file, hãy để ý đến điều này và thay đổi sang định dạng bạn muốn.

Cách lấy lại file Excel đã cập nhật (từ file Excel cũ)

Thay vì thao tác trên một file Excel mới, nếu bạn gặp phải thực trạng mạng lưới hệ thống sập khi đang update tài liệu trên một file Excel cũ, đây là những gì bạn phải làm để lấy lại file Excel chưa lưu :

  • Bước 1: Mở lại Excel lên và truy cập vào một file Excel bất kỳ.
  • Bước 2: Bên trái màn hình của bạn sẽ hiện ra một cửa sổ Document Recovery chứa các file Excel chưa được lưu. Hãy chọn file bạn cần sử dụng.

image Recover Unsaved Files in Excel Document Recovery

  • Bước 3: Lưu lại file Excel dưới tên và định dạng theo mong muốn.

Nhờ vào tính năng AutoSave Excel mà mạng lưới hệ thống hoàn toàn có thể tự động hóa lưu lại các lần đổi khác tài liệu trên trang tính của bạn, từ đó giúp bạn Phục hồi lại file của mình .

Cách lấy lại file Excel bị ghi đè (file Excel lưu trên thiết bị)

Trong khi 2 sự cố trên xảy ra trọn vẹn do lỗi mạng lưới hệ thống Excel hoặc Window khiến ứng dụng ngừng hoạt động giải trí, bạn sẽ không hề đổ lỗi cho Excel so với trường hợp muốn lấy lại file Excel bị ghi đè này .Bạn đã nhấn lưu lại các biến hóa tài liệu trên một file Excel đã được lưu trước đó. Tuy nhiên, bạn nhận ra có một sự biến hóa không hài hòa và hợp lý và muốn quay lại phiên bản trước khi nhấn lưu. Tất nhiên bạn hoàn toàn có thể ước quay lại thời hạn, hoặc thực thi các thao tác dưới đây để lấy lại file Excel chưa lưu :

  • Bước 1: Đi đến thẻ File > Info > Manage Workbook.

Tại đây, bạn sẽ thấy tổng thể các phiên bản trước đó của file Excel đang mở .

image Recover Previous Versions of the Excel file 2

  • Bước 2: Nhấn một phiên bản bạn muốn khôi phục.
  • Bước 3: Lưu lại file Excel dưới tên và định dạng theo mong ước .

Khi bạn mở phiên bản lưu trước đó, Excel sẽ hiện một dòng thông tin dưới thanh công cụ rằng đây là phiên bản cũ. Hãy nhấn Restore để lấy lại file Excel bị ghi đè và lưu nó lại nhé .

image screenshot 1631124770

Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể thực hiện cách lấy lại file Excel chưa lưu này nếu chế độ AutoRecover và AutoSave Excel đã được kích hoạt.

Xem thêm : Hướng dẫn cách sử dụng tính năng Tự động lưu ( AutoSave ) trong Excel

Cách lấy lại file Excel bị ghi đè (file Excel lưu trên đám mây)

Nếu bạn có thói quen lưu lại các file Excel của mình trên các kho tàng trữ đám mây như OneDrive hay DropBox, bạn không nhất thiết phải dựa vào Excel để lấy lại file Excel chưa lưu. Lý do là chính do các kho tàng trữ này cũng sẽ chứa các phiên bản cũ của file bạn cần sử dụng .

Mình sẽ chỉ cho bạn cách lấy lại file Excel bị ghi đè trên OneDrive và DropBox. Ngay cả khi bạn lưu dữ liệu trang tính của mình trên các kho tàng trữ đám mây khác, mình chắc như đinh rằng chúng cũng chiếm hữu các tính năng tựa như giúp người dùng Phục hồi file đấy .

Cách lấy lại file Excel bị ghi đè trên OneDrive

Giờ thì hãy mở OneDrive của bạn lên và thực hiện các bước trong cách lấy lại file Excel chưa lưu dưới đây:

  • Bước 1: Nhấn chuột phải tại phiên bản hiện tại của file cần chỉnh sửa và chọn Version history.

image screenshot 1631125798

  • Bước 2: Chọn phiên bản muốn khôi phục, nhấn chuột phải và chọn Restore.

image screenshot 16311257661

    THVP

    Cách lấy lại file Excel bị ghi đè trên DropBox

    Tương tự như OneDrive, DropBox cũng tàng trữ các phiên bản cũ của file Excel để bạn hoàn toàn có thể thuận tiện truy vấn và tải về trong trường hợp thiết yếu .Để lấy lại file Excel bị ghi đè trên DropBox, bạn chỉ cần thực thi các bước sau :

    • Bước 1 :Đi đến file cần sử dụng trong giao diện DropBox, nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm bên cạnh tên file và chọn Version history.

      image DropBox Version History

      • Bước 2 : Tùy chọn Version history sẽ hiển thị toàn bộ các phiên bản của file Excel đã được lưu trên đám mây. Bạn chỉ cần chọn một phiên bản muốn tải về và nhấn Download.

      Có thể thấy, tiến trình lấy lại file Excel chưa lưu trên DropBox trọn vẹn tựa như như những gì tất cả chúng ta đã học với OneDrive. Sẽ không có gì gây khó khăn vất vả cho bạn khi tìm và lấy lại file Excel bị ghi đè trên các ứng dụng tàng trữ đám mây .

      Trong trường hợp bạn đã tải và cài đặt DropBox trên thiết bị của mình, cách lấy lại file Excel chưa lưu cũng giống như các bước trên. Hãy ghi nhớ thao tác đơn giản là nhấn chuột phải vào file tại folder lưu trữ và chọn Version History.

      Cách kích hoạt AutoSave và AutoRecover trong Excel

      Như mình đã đề cập trong các phần tiên phong của bài viết, bạn cần bảo vệ chính sách AutoSave Excel và AutoRecover Excel đã được kích hoạt để hoàn toàn có thể lưu và lấy lại file Excel chưa lưu một cách tự động hóa .

      Tuy rằng 2 tính năng này được kích hoạt mặc định bởi hệ thống, trong trường hợp chúng bị tắt, bạn hãy thực hiện các bước dưới đây để bật tính năng nhé.

          • Bước 1 :Đi đến thẻ File > Options Save.
          • Bước 2 :Tích chọn các ô cài đặt trong hình.

            image screenshot 1631193806

            Mình sẽ giải thích một chút về các tùy chọn thiết lập này và lý do bạn cần kích hoạt chúng để áp dụng cách lấy lại file Excel chưa lưu:

            • Save AutoRecover information every [n] minute: Tự động lưu file Excel mỗi [n] phút. Hệ thống mặc định kích hoạt AutoSave Excel mỗi 10 phút, bạn có thể thay đổi thời gian giữa các lần lưu tự động bằng cách nhập số phút mong muốn.
            • Keep the last AutoRecovered version if I close without saving: Giữ lại phiên bản AutoRecover của file Excel khi người dùng đóng phần mềm mà không nhấn lưu file. Tùy chọn này sẽ đảm bảo trang tính của bạn được tự động lưu trong trường hợp Excel ngừng hoạt động đột ngột.
            • AutoRecover file location: Địa chỉ lưu các file Excel được tự động lưu bằng tính năng AutoSave và AutoRecover. Bạn có thể thay đổi địa chỉ này bằng một folder khác mong muốn.

            Một mẹo khi thiết lập các tính năng AutoSave Excel và AutoRecover Excel : Khi bạn thao tác trên một trang tính Excel xum xê tài liệu, việc tự động hóa lưu mỗi 5 phút / lần sẽ tăng rủi ro tiềm ẩn mạng lưới hệ thống bị sập. Để tránh sự cố này, bạn hoàn toàn có thể setup khoảng chừng thời hạn dài hơn giữa các lần lưu tự động hóa hoặc đổi khác chính sách giám sát về bằng tay thủ công thay vì tự động hóa .Xem thêm : Hướng dẫn cách khắc phục lỗi Excel không chạy công thức

            Cách lấy lại file Excel chưa lưu bằng file Excel dự phòng

            Mặc dù tất cả chúng ta hoàn toàn có thể tin yêu vào 2 vị cứu tính AutoSave Excel và AutoRecover Excel, tạo một file Excel copy là một bước chuẩn bị sẵn sàng không hề thừa thãi để hạn chế rủi ro đáng tiếc khi tất cả chúng ta quên lưu file hoặc mạng lưới hệ thống Excel bất thần dừng hoạt động giải trí. File copy này sẽ đóng vai trò là file dự trữ giúp tất cả chúng ta lưu lại y nguyên tài liệu trong file gốc bị mất .Có thể bạn chưa biết : Excel được cho phép bạn tạo file dự trữ trọn vẹn tự động hóa mỗi lần lưu file vào thư mục. Giả sử mình đang thao tác trên một file Excel mẫu cho một dự án Bất Động Sản quan trọng. Khi mình lưu file vào thư mục, thao tác này sẽ tự động hóa tạo một file dự trữ với tên ‘ Backup of File mẫu. xlk ‘ .

            Tuyệt vời hơn, mỗi lần mình nhấn lưu dữ liệu trên file Excel gốc, mọi thay đổi cũng sẽ đồng thời được cập nhật trong file dự phòng. Bạn có thể dễ dàng sử dụng file dự phòng như một cách lấy lại file Excel chưa lưu nếu file gốc xảy ra sự cố.

            trái lại, nếu bạn chưa nhấn lưu trên file gốc, file dự trữ sẽ không update tài liệu mới. Điều này nghĩa là bạn hoàn toàn có thể sử dụng file dự trữ trong trường hợp không vừa lòng với đổi khác trên file gốc và muốn lấy lại file Excel bị ghi đè .Dưới đây là các bước bạn cần thực thi để kích hoạt chế độ Auto-backup tạo file Excel dự trữ tự động hóa cho trang tính của mình :

            • Bước 1 : Đi đến thẻ File > Save As.
            • Bước 2:Hộp thoại Save As hiện ra. Tại cuối hộp thoại, nhấnTools>General Options.

            image save 2

            • Bước 3 :Trong hộp thoạiGeneral Options, tích chọn ôAlways create backupvà nhấnOK.

            image screenshot 1631105924

            • Bước 4 : Lưu lại file Excel dưới tên và định dạng theo mong ước .

            Vậy là từ giờ, mỗi khi bạn nhấn lưu file, một bản copy sẽ được tự động lưu trữ với tên ‘Backup of [tên file gốc]’ trong folder chỉ định. Bên cạnh cách lấy lại file Excel chưa lưu, dữ liệu của bạn sẽ được đảm bảo hơn khi có một file dự phòng nếu Excel gặp lỗi.

            Khi vận dụng chính sách Auto-backup để tự động hóa tạo file Excel dự trữ, hãy quan tâm một số ít điểm dưới đây :1. Chế độ này được thiết lập cho trang tính đang mở .Điều này nghĩa là bạn chỉ hoàn toàn có thể tạo file dự trữ cho file Excel đang thực thi lưu. Nếu bạn muốn vận dụng chính sách Auto-backup cho các file khác, bạn sẽ phải mở file lên và thực thi các bước phía trên với từng file muốn tự động hóa tạo bản dự trữ .2. Chế độ Auto-backup khác với các tính năng AutoRecover và AutoSave Excel tất cả chúng ta đã đàm đạo trong các phần trên .Lý do chính bới chính sách Auto-backup là thiết lập độc lập, việc thiết lập chính sách này không hề tác động ảnh hưởng đến các tính năng còn lại. Do đó trang tính của bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể được kích hoạt cả 3 tính năng AutoRecover, AutoSave và Auto-backup .3. File Excel dự trữ sẽ được lưu với đuôi. XLK theo mặc định .Đây là đuôi dành riêng cho các file Excel dự trữ. Khi mở file lên, bạn sẽ thấy một hộp thoại thông tin hiện ra, hãy nhấn Yes và file sẽ được mở cho bạn. Sau đó, bạn hoàn toàn có thể thao tác trên file như thường thì .

            4. File dự phòng sẽ luôn được cũ hơn file Excel gốc một phiên bản (ngoại trừ lần đầu tiên bạn lưu file).

            Giả sử, bạn tạo một file Excel mới và kích hoạt chính sách Auto-backup, sau đó thao tác trên file và sau cuối nhấn lưu. Thao tác lưu lần đầu này sẽ tự động hóa lưu file mới và file dự trữ đã tạo như một bản sao y hệt .Lúc này bạn đã có một file Excel gốc và một file dự trữ. Nếu bạn mở lại file Excel gốc, tạo các đổi khác trên tài liệu và nhấn lưu lần thứ nhất, sẽ không có sự đổi khác nào được tạo ra trên file dự trữ. Tuy nhiên, khi bạn nhấn lưu lần thứ hai, các biến hóa từ lần nhấn lưu thứ nhất sẽ được vận dụng trên file dự trữ .Nhờ vào tính năng này, bạn sẽ thuận tiện lấy lại file Excel bị ghi đè trong trường hợp đổi ý về các đổi khác đã tạo trên trang tính gốc. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng file dự trữ như một phiên bản chưa bị tác động ảnh hưởng bởi các đổi khác ở file gốc .

            Cách lấy lại file Excel chưa lưu khi file bị hỏng

            Trong trường hợp bạn phát hiện file Excel của mình bị hỏng, vẫn có cách để lấy lại file Excel chưa lưu. Phương pháp tiên phong bạn nên nghĩ tới là sử dụng chính sách Repair trong Excel dành cho file của mình .Dưới đây là các thao tác bạn cần thực thi để Phục hồi file bằng chính sách Repair :

            • Bước 1: Mở Excel.
            • Bước 2: Đi đến thẻ File > Open > Browse (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+O).
            • Bước 3: Hộp thoại Open hiện ra. Bạn điều hướng tới folder chứa file cần mở và nhấn vào file.
            • Bước 4: Nhấn phím mũi tên cạnh nút Open ở phía dưới hộp thoại và chọn Open and Repair.

            image screenshot 16311936901

            • Bước 5: Excel hiện lên một thông báo như trong hình dưới đây. Nhấn Repair.

            image screenshot 1631196732

            Nếu như bạn suôn sẻ, mọi thứ sau đó sẽ diễn ra suôn sẻ và bạn sẽ thành công xuất sắc Phục hồi và lấy lại file Excel chưa lưu một cách thuận tiện .Nếu như thao tác Repair không hiệu suất cao, hãy thực thi lại các bước trên. Tuy nhiên, khi nhận được thông tin Excel như ở bước 5, hãy nhấn Extract Data. Một thông tin khác sẽ hiện ra, và bạn có 2 lựa chọn để Phục hồi file của mình :

            • Covert to Values: Chuyển đổi các công thức trong file về định dạng giá trị.
            • Recover Formulas: Khôi phục các công thức trong file.

            image screenshot 1631196819

            Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 giải pháp này. Excel sau đó sẽ cố gắng nỗ lực trích xuất tối đa tài liệu trong file gốc sang một file mới .Nếu như giải pháp này thất bại, hoàn toàn có thể bạn sẽ phải nhờ đến sự trợ giúp của các công cụ từ bên thứ ba để Phục hồi file Excel của mình .

            Xem thêm: Hướng dẫn 6 cách sửa lỗi không mở được file Excel cực kỳ đơn giản

            Tổng kết

            Như vậy, qua bài viết ngày ngày hôm nay, Gitiho đã hướng dẫn các bạn các chiêu thức lấy lại file Excel chưa lưu trong từng trường hợp đơn cử. Giải pháp tối ưu để bảo vệ tài liệu trang tính khỏi các sự cố mạng lưới hệ thống chính là kích hoạt các tính năng AutoSave Excel, AutoRecover Excel và setup Auto-backup để tạo một file dự trữ .

            Hy vọng ít nhất một trong các cách lấy lại file Excel chưa lưu trong bài viết có thể giúp bạn thoát khỏi tình trạng ngàn cân treo sợi tóc khi làm việc trên Excel. Để học thêm các thủ thuật hữu ích khác về Excel, hãy tham khảo các bài viết cùng chủ đề trên blog Gitiho bạn nhé.

            Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công xuất sắc !

            Leave a Reply

            Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.