cach in hang loat trong mail merge 1

Xã hội ngày càng hiện đại, máy móc giúp con người giải quyết vô số công việc trong khoảng thời gian vô cùng ngắn. Cách in hàng loạt trong mail merge là một thao tác tin học đối với các nhân viên làm việc văn phòng, đặc biệt là hành chính nhân sự hay kế toán mà nói thì đó là điều bắt buộc cần phải nắm rõ để có thể tạo ra số lượng lớn giấy mời, phiếu thông báo, hợp đồng lao động… trong khoảng thời gian ngắn mà không bị thiếu sót, nhầm lẫn. Thao tác thực hiện trong mail merge khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ các file thông tin cần thiết đã từng được giảng dạy trong chương trình tin học, tuy nhiên không phải ai cũng còn nhớ. Hãy thực hiện lại các thao tác này theo hướng dẫn trong bài viết dưới đây nhé! 

cách in hàng loạt trong mail merge

Mail merge thực chất là gì?

Nhìn thoạt qua thấy chữ tiếng Anh hoàn toàn có thể bạn cảm thấy nó vô cùng khó hiểu và khó sử dụng, tuy nhiên, mail merge thực ra là một công cụ, một tính năng dùng để trộn thư, soạn thư hàng loạt trên word từ nguồn thông tin bạn có sẵn nhằm mục đích tránh thực trạng soạn thiếu thư, mất thời hạn in ấn. Khi sử dụng mail merge, bạn hoàn toàn có thể tạo ra một số lượng thư lớn gửi cho mọi người không thiếu sót bất kỳ ai, việc in ấn diễn ra một cách nhanh gọn, hàng loạt trong vài phút .

Ưu điểm khi sử dụng mail merge trong in ấn

Khi sử dụng tính năng mail merge trên thanh công cụ, bạn sẽ đảm bảo được các yếu tố sau mà làm thủ công khó có thể làm tới mức hoàn hảo. Đó là:

  • Tiết kiệm thời hạn điền thông tin một cách tối đa
  • Thao tác đơn thuần, nhanh gọn
  • Tránh thực trạng thiếu sót thông tin, sách vở của một ai đó
  • Đảm bảo nguồn thông tin được viết đúng chuẩn, rõ ràng, chuyên nghiệp mà cách làm truyền thống cuội nguồn hoàn toàn có thể chưa phân phối nếu bạn nhìn nhầm, chữ viết không rõ ràng khiến người đọc khó hiểu
  • Mail merge hoàn toàn có thể xử lí số lượng thông tin khổng lồ

Để chứng minh cho những ưu điểm vượt trội trong in ấn mà cách in hàng loạt trong mail merge mang lại, bạn có thể xem ví dụ thực tế sau:

Tình huống : Bạn có không thiếu thông tin các nhân viên cấp dưới trong công ty, bạn có mẫu thông tin nhận tiền trợ cấp Covid19. Việc của bạn chính là phải gửi tới 50 nhân viên cấp dưới trong công ty mỗi người một thông tin lĩnh tiền trợ cấp Covid .

  • Theo cách truyền thống cuội nguồn, bạn phải in 50 tờ thông tin sau đó điền thông tin cá thể của các nhân viên cấp dưới vào trước khi phát cho các phòng ban. Điều này rất mất thời hạn
  • Đối với mail merge, bạn chỉ việc sử dụng vài thao tác cơ bản bạn đã hoàn toàn có thể tạo ra 50 tờ thông tin với 50 thông tin cá thể bạn đang nắm giữ chỉ trong vài phút. Sau đó, bạn chỉ cần liên kết với máy in là hoàn toàn có thể in liên tục 50 tờ thông tin .

Cách in hàng loạt trong mail merge được thực hiện như thế nào?

Để hoàn toàn có thể in hàng loạt các thông tin như bạn mong ước từ công cụ mail merge, bạn cần triển khai trải qua các bước sau :

  • Bước 1 : Chuẩn bị
  • Cần chuẩn bị sẵn sàng file thông tin cá thể trên word hoặc Excel. Tốt nhất là nên lập bảng Excel
  • Văn bản word chứa mẫu nội dung văn bản cũng như mã thông tin ứng với file thông tin cá thể
  • Bước 2: Vào file word có mẫu nội dung/ nhấn thẻ Mailings/ nhấn Start Mail Merge/ chọn Step-by-Step Mail Merge wizard…

  • Bước 3 : Hộp thoại Mail Merge Open với 6 Step
  • Bước 4 : Bắt đầu chọn nội dung cần thực thi từ các Step. Khi muốn chuyển sang các Step tiếp theo, chỉ cần nhấn Next ở góc bên phải hộp mail merge
  • Ở Step 1 : chọn cách viết cho mail merge : chọn Letters ( kiểu thư mời )
  • Ở Step 2 : chọn mẫu thư cho mail merge : chọn Use the current document ( Sử dụng mẫu thư đang mở hiện tại )
  • Ở Step 3 : Chọn dữ liệu thông tin từ file Excel đã tạo : Nhấn chọn Browse … bên phải / chọn file excel có chứa thông tin cần sử dụng / Tích chọn hoặc bỏ các thông tin bạn muốn / OK
  • Ở Step 4 : Bước này thường bỏ lỡ vì nội dung bước này là thêm hoặc chỉnh sửa thông tin mẫu thư
  • Ở Step 5 : Điền thông tin vào chỗ trống trong Mail merge : Chọn Insert Merge Field / chọn trường thích hợp
  • Ở Step 6 : Nhấn Edit Individual letters … để mail tự động hóa điền các thông tin từ file excel vào mẫu file word
  • Bước 5 : Kiểm tra hiệu quả : Vào Mailings / chọn Preview Results
  • Bước 6 : In tác dụng : Khi tác dụng đã đúng mực theo nhu yếu của bạn, triển khai in hàng loạt file : Mailings / chọn Print Documents … Cửa sổ sẽ hiện ra :

Tại bước in này, hãy chọn theo nhu yếu hiện tại của bạn nhé ! Nếu muốn in hết hãy chọn All, muốn in những trang thiết yếu trước hãy chọn From … to …. Chúc các bạn thực thi thành công xuất sắc cách in hàng loạt trong mail merge .

cách in hàng loạt trong mail merge

Có thể nói, các thanh công cụ trên máy tính giúp con người ta thực hiện các thao tác văn phòng trở nên nhanh chóng, chính xác hơn bao giờ hết. Việc thực hiện thành công cách in hàng loạt trong mail merge như trên sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc cũng như không cần lo lắng rằng mình đã viết đủ chưa, liệu có bị nhầm thông tin không.

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.